Hoe controleer ik of het jaarverslag klachten vereist is?

Een jaarverslag is vereist als als er schriftelijk klachten bij de houder zijn ingediend. Een vraag kan zijn hoe dit eventueel te verifiëren als de houder verklaart dat er geen klachten waren.  

• De houder is verplicht een jaarverslag op te stellen als er bij de houder en/of bij de geschillencommissie klachten zijn ingediend. Zie verder Wet kinderopvang artikel 1.57b. 
• Als er plicht is tot het opstellen van een jaarverslag dan moet de houder dat voor 1 juni aan de toezichthouder toezenden en dit gelijktijdig op passende wijze onder de aandacht van de ouders brengen. 
• Of er klachten bij de houder zijn ingediend, controleer je aan de hand van de aanwezigheid van een jaarverslag klachten over het afgelopen kalenderjaar, en de vraag aan de houder of er klachten zijn ingediend in dat jaar.
• De houder kan aanvullend hierop een klachtenvrijbrief tonen of een niet-klachtenvrijbrief. De houder kan dergelijke verklaringen ook zelf uit de portaal van de geschillencommissie halen als de houder aangesloten is. 
• Naast de verklaring van de houder, kan je voor het toezicht ook afgaan op eventuele signalen. Bijvoorbeeld op grond van eerder onderzoek of op grond van een signaal, zoals een ouder die wel een klacht heeft ingediend en dit heeft gemeld. 
• Houders hoeven geen jaarverslag op te stellen (en dit voor 1 juni aan de toezichthouder te zenden ) als er geen klachten zijn geweest in het afgelopen kalenderjaar.

Als er geen klachten zijn ingediend bij de Geschillencommissie dan ontvangt de aangesloten houder een 'klachtenvrij brief' (ook geschilvrij brief genoemd) of een niet klachtenvrij-brief (niet geschilvrijbrief). In de brief staat , als er een geschil bij de geschillencommissie is ingediend (los van behandeling en eventuele uitspraak). In de brief staat ook een zaaknummer of referentienummer. Aan de hand van dat nummer is het geschil op te zoeken op de site van de geschillencommissie Onze eerdere uitspraken – De Geschillencommissie . 

Voorafgaand aan het behandelen van een klacht door de geschillencommissie zal doorgaans getracht zijn om de houder en klager (ouder of oudercommissie) te bewegen om er samen uit te komen via bemiddeling door het klachtenloket kinderopvang. Dit is een zelfstandig onderdeel van de De Geschillencommissie. Een behandeling van een klacht die heeft geleid tot bemiddeling door het klachtenloket kinderopvang (bijvoorbeeld mediation) is geen geschil in de zin van de wet. De houder kan dan alsnog een klachtenvrij/geschilvrij brief ontvangen als dit niet geleid heeft tot indienen van een geschil. Afhankelijk van de vraag of de klacht eerder wel bij de houder schriftelijk is ingediend, is de klacht vermeld in het jaarverslag.   

Als er geen jaarverslag is dan kan je de houder laten verklaren dat er geen schriftelijke klacht bij de houder is ingediend, er geen klacht bij het klachtenloket of geen geschil bij de geschillencommissie is ingediend. De verklaring neem je op in het rapport. Dit kan dan tot een vraag van een ouder leiden, bijvoorbeeld als een ouder wel een klacht heeft ingediend en in het rapport leest dat de houder verklaart dat er geen sprake is geweest van een klacht.
Nb. Het jaarverslag van het voorgaande jaar hoeft dus pas uiterlijk 31 mei van het lopende jaar gereed te zijn.   

Wko art 1.57b lid 1, 4, 8 en 9.